Le salarié doit adresser une demande écrite d’autorisation d’absence à son employeur, de préférence par lettre recommandée avec avis de réception, au moins 30 jours avant le début de la formation.
La demande doit préciser les informations suivantes :
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Date et durée de l’absence sollicitée
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Nom de l’organisme responsable du stage ou de la session
L’employeur ne peut s’opposer au départ du salarié que s’il estime que cette absence pourrait avoir des conséquences préjudiciables à la bonne marche de l’entreprise.
L’employeur doit recueillir l’avis conforme du comité social et économique (CSE) ou, s’il n’en existe pas, des délégués du personnel.
Il doit également respecter le quota d’absences simultanées. Celui-ci s’applique si plusieurs salariés demandent à s’absenter simultanément pour la formation économique, sociale et syndicale. Ce quota est fonction du nombre de salariés dans l’entreprise :
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Dans une entreprise de plus 99 salariés, seuls 2 % peuvent s’absenter en même temps.
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Dans une entreprise de 25 à 99 salariés, seuls 2 bénéficiaires de congés de formation peuvent s’absenter en même temps.
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Dans une entreprise de moins de 25 salariés, il y a un seul bénéficiaire.
Le refus de l’employeur doit être motivé et notifié au salarié dans un délai de 8 jours à compter de la réception de sa demande. Passé ce délai, l’employeur ne peut plus refuser le congé.